Registrazioni obbligatorie ai fini IVA

Tutti i soggetti titolari di partita IVA devono tenere i registri Iva, ad eccezione di coloro esonerati a seguito dell’adesione a regimi contabili agevolati. Sono soggetti a registrazione i documenti emessi (es. fatture, ricevute fiscali, ecc.) e i documenti ricevuti a fronte delle spese sostenute. I registri IVA sono: registro delle fatture emesse, registro dei corrispettivi e registro degli acquisti.

Registro delle fatture emesse

É obbligatorio per tutti i soggetti, fatta eccezione per i commercianti al minuto, nel caso in cui tengano il registro dei corrispettivi.

Nel registro si annotano le fatture emesse nell’ordine di numerazione e con riferimento alla data di emissione. Per ciascuna fattura occorre indicare:

• il numero progressivo
• la data di emissione
• le generalità del cliente
• l’ammontare imponibile IVA diviso per aliquote e in mancanza la norma di esclusione/esenzione.

La data di emissione assume rilevanza ai fini della liquidazione periodica dell’IVA, infatti la data del documento è prevalente rispetto alla registrazione che può avvenire anche in data successiva.

Il termine di registrazione varia in base al sistema di fatturazione adottato:

• le fatture immediate devono essere annotate entro 15 giorni dalla data di emissione
• le fatture differite devono essere annotate entro il giorno 15 del mese successivo a quello di consegna dei beni. In questo caso l’IVA a debito partecipa però alla liquidazione del mese nel quale è avvenuta la consegna dei beni, per esempio una fattura differita datata 10 marzo 2008 e relativa a consegne effettuate nel mese di febbraio, può essere registrata entro il 15 di marzo, ma deve essere conteggiata ai fini della liquidazione IVA del mese di febbraio. Solitamente le fatture differite vengono emesse sempre entro l’ultimo giorno del mese, così da evitare errori e confusioni sul lese di competenza per la liquidazione IVA.

Nel caso in cui la registrazione sia effettuata con sistemi informatici, è considerata regolare se avviene su supporto magnetico entro 60 giorni dall’operazione (fermo restando l’inclusione delle fatture nella liquidazione con le regole precedentemente esposte).

Registro dei corrispettivi

Deve essere tenuto dai commercianti al minuto e soggetti assimilati, che non emettono fattura, se non a richiesta del cliente. Si tratta di soggetti IVA che emettono ricevute fiscali e scontrini fiscali.

Nel registro deve essere indicato l’importo totale dei corrispettivi relativi alle operazioni effettuate in ciascun giorno (il totale degli scontrini del giorno è indicato dallo scontrino di chiusura giornaliera e il totale delle ricevute fiscali deve essere conteggiato facendo la somma dei documenti emessi). Il totale giornaliero deve essere annotato entro il giorno successivo non festivo.

Nel caso il registro sia tenuto in un luogo diverso da quello di svolgimento dell’attività di vendita, i commercianti al minuto devono riportare le indicazioni previste per il registro stesso in un registro prima nota corrispettivi da conservarsi presso il punto o i punti vendita.

Sul registro vanno annotati i seguenti dati:

• importo totale delle vendite (comprensivo di IVA e suddivisi per aliquota applicabile)
• importi non imponibili
• importi esenti.

L’articolo 15 del DPR 435/2001 ha eliminato l’obbligo di allegare al registro dei corrispettivi gli scontrini riepilogativi giornalieri. Nell’ottica di semplificazione degli adempimenti fiscali, per le operazioni documentate da scontrini o ricevute fiscali, è consentito effettuare la riepilogativa mensile (in alternativa a quella giornaliera) dei corrispettivi, entro il giorno 15 del mese solare successivo.

Le imprese che operano nel settore della grande distribuzione commerciale possono optare per la trasmissione telematica, (Legge Finanziaria del 2005, art. 1, commi da 429 a 431). Per imprese che operano nella grande distribuzione si intendono quelle attività con punti vendita con superfici superiori a 150 metri quadri  se situati in comuni con popolazione inferiore a 10.000 abitanti, o con superfici superiori a 250 metri quadri nei comuni con popolazione superiore ai 10.000 abitanti.

Registro degli acquisti

In esso vanno annotate le fatture e le bollette doganali ricevute relative ai beni e ai servizi acquistati o importati. I documenti vanno numerati progressivamente per anno solare.

I contribuenti in regime di contabilità ordinaria non devono annotare sul registro degli acquisti le fatture escluse dal campo di applicazione dell’IVA.

La registrazione deve essere effettuata per ogni documento effettivamente ricevuto e prima della liquidazione periodica nella quale si porta in detrazione la relativa imposta. La registrazione nel registro acquisti consente di detrarre l’IVA indicata in fattura, si può registrare (e detrarre la relativa IVA) una fattura di acquisto la data di presentazione della dichiarazione relativa al secondo anno successivo a quello in cui il diritto alla detrazione è sorto (generalmente la data esposta sul documento di acquisto). In pratica l’imprenditore, ricevuta la fattura di acquisto, può liberamente decidere in quale mese effettuare la registrazione e portare in detrazione l’imposta nella corrispondente liquidazione periodica IVA rispettando il termine massimo precedentemente indicato. Nella pratica la registrazione viene effettuata nel mese di ricevimento del documento, poiché l’interesse è quello di detrarre il prima possibile l’imposta, il maggior termine è una garanzia di poter comunque esercitare il legittimo diritto anche in caso di documenti ricevuti tardivamente, originariamente smarriti e in casi in cui non si sia potuto procedere alla registrazione nei tempi canonici.

Sul registro degli acquisti si deve indicare per ciascun documento:

• la data della fattura
• il numero progressivo attribuito
• le generalità del fornitore
• l’ammontare dell’operazione, distinguendo gli importi imponibili e l’IVA a secondo dell’aliquota, gli importi non imponibili od esenti, indicando il titolo di inapplicabilità e la relativa norma.

A seguito dei provvedimenti di semplificazione in materia di adempimenti IVA, scompare l’obbligo di riportare nel registro degli acquisti il credito IVA risultante dalla dichiarazione annuale portato in detrazione per l’anno successivo.